Признаки классификации коммуникаций

Коммуникации, осуществляемые в компаниях, классифицируются по ряду следующих признаков (см. таблицу 1).

Признак классификацииВиды коммуникаций
По форме общения

Вербальные Невербальные
По субъекту и средствам коммуникаций
Коммуникации с помощью информационных технологий, технических средств Межличностные
По субъекту и средствам коммуникацийВосходящие Нисходящие
По каналам общения

Формальные Неформальные
По организационному признаку (по пространственному расположению каналов)

Горизонтальные Вертикальные Диагональные
Таблица 1 — Классификация коммуникаций

Коммуникации по субъекту и средствам коммуникаций

Коммуникации с помощью информационных технологий, технических средств

Современные условия диктуют необходимость в коммуникациях, которые проводятся с помощью информационных технологий и технических средств. Для этого используются телекоммуникационные системы, электронная почта, управленческие информационные средства (УИС). С помощью УИС сотрудники могут обратиться к другим сотрудникам, например – за информацией, которая необходима для решения вопросов, а также могут прочитать дополнительную литературу в интересующей их области о современных достижениях.

Межличностные коммуникации

Определения

Процессы межличностной коммуникации – это взаимное воздействие людей друг на друга, которое происходит посредством речи или же невербального общения.

Межличностная коммуникация – это особый тип коммуникации, который характеризуется рядом специфических особенностей, которые характерны для нее как типа коммуникации.

С помощью межличностной коммуникации происходит общение двух людей. Стороны выступают в роли передающей, и принимающей стороны. При передаче сообщения, используется канал коммуникации в виде звука (дополнительный канал — взгляд, жест, мимика), при помощи которого и происходит передача послания.

Рис.1. Межличностные коммуникации

Факторы, влияющие на межличностные коммуникации

Как правило, эффективность межличностных коммуникаций зависит в первую очередь от обратной связи. Используя данную форму коммуникации, отправитель может понять, было ли получено сообщение, был ли получен ответ и правильно ли он понят. Отправитель должен быть уверен в том, что получатель правильно его понял. Различные люди могут интерпретировать одно и тоже сообщение по-разному, в зависимости от предшествующего опыта, компетентности, что предполагает наличие различных подходов к кодированию и декодированию информации. Из-за некомпетентности получателя коммуникации могут не состояться. Доверие к руководству, как к личности, так и ко всему коллективу – это важнейшее условие коммуникации. При этом получатель должен признавать право отправителя на отправление письма. По поводу ожиданий можно сказать следующее: люди с удовольствием воспринимают только то, что им нравится. Если информация будет неожиданной, то ее не воспримут. На эффективность межличностных коммуникаций влияет совместимость разных видов. Неприятие получателем задач и целей сообщения, сформулированных в сообщении, способствует разрушению коммуникации. С точки зрения статуса получателя, статус отправителя может быть воспринят по-разному. Это возможно, если получатель признает его как своего и будет выполнять его распоряжения, передаваемые в сообщении или в тексте сообщения, а также может воспринимать статус в виде личной угрозы, что мешает процессу коммуникации и даже может прерывать его. С точки зрения социокультурной среды коммуникация зависит от социокультурной среды, которая включает в себя систему ценностей, обычаи, традиции. Его необходимо учесть в процессе общения с представителями различных наций и культур. Различны также культурные различия при вербальном и невербальном общении.

Коммуникации по форме общения

Вербальные коммуникации

Вербальные коммуникации – это коммуникации с помощью устной речи, используемой в системе кодирования.

Среди положительных сторон общения с помощью устной коммуникации можно отметить быструю спонтанность, которая позволяет использовать невербальные способы коммуникации одновременно со словами.

Что такое невербальные коммуникации?

Сообщения являются невербальными, если они передаются без использования устной речи в качестве системы кодировки и используются для передачи информации посредством жестов или мимики, взгляда, манер, позы.

Они являются средством коммуникации на том уровне, на котором их суть может быть интерпретирована другими участниками процесса коммуникации.

Коммуникации по каналам общения

Что такое формальные коммуникации?

Формальные коммуникации позволяют человеку ограничить и упорядочить информационный поток. Им устанавливают следующие регламенты: организационные (например, схема организационной структуры организации); функциональные (к примеру, положением о службе и отделах, включающим разделы «Взаимосвязи между подразделением»). В большинстве компаний, имеющих иерархическую структуру управления используется формальный канал коммуникации.

Неформальные коммуникации, что это?

Определение

Неформальные коммуникации — это те коммуникации, которые являются социальным взаимодействием между людьми, которые выражают потребность в общении.

Благодаря им, общение становится неформальным. Неформальная система коммуникации в организации называется “виноградной лозой”, так как информация в ней распространяется при помощи слухов. По мнению некоторых исследователей, слухи на 75% являются точными. Самый быстрый способ передачи информации — это слухи. Сотрудники часто используют этот канал передачи информации в целях изучения мнения сотрудников, их готовности к изменениям и принятием новых элементов (направлений), выявление «узких» мест в менеджмент компании. Еще один любопытный факт. Служба исследований HeadHunter провела опрос среди 747 компаний, чтобы узнать мнение сотрудников о том, как сегодня принято строить общение у руководителей и подчиненных.

В 58% организаций обращение к руководителю — на «Вы». С меньшей степенью формальности и неформальности, на «ты» были приняты 36% организаций. Несмотря на то, что в компании дистанция между подчиненным и руководителем достаточно велика, в коллективе отношения более близкие. По данным исследования, более «простые» и близкие отношения сложились в организациях, занимающихся информационными технологиями (на «ты» – 70%). С другой стороны, более официальные отношения в сфере производства и в многоуровневых холдингах (на «Вы» — 86%). Как правило, большинство руководителей по персоналу отмечают, что руководитель компании может легко пообщаться с подчиненным на любые абстрактные темы. На сегодняшний день в 33% компаний рядовой сотрудник может поделиться с руководителем своими проблемами, рассказать о наболевшем. В 17% компаний существует жесткий формат общения: подчиненный и начальник не общаются друг с другом. В качестве примера можно привести мнение 44% респондентов, которые считают, что неформальные контакты должны быть обязательно включены в корпоративную культуру компании. По мнению 16% опрошенных, в рабочее время они не общаются с коллегами по работе. Распоряжения начальства должны быть восприняты как приказ, а не просьба, коммуникация должна быть максимально официального формата. В добывающей отрасли неформальное общение с подчиненным или руководителем не приветствуется. И это не только потому, что они имеют возможность обратиться к руководству за помощью, но еще и потому, что они могут рассказать о своих проблемах на работе. С более близкими и простыми взаимоотношениями в организациях, лидируют компании, которые занимаются IT-технологиями (70%). На производстве и в многопрофильных холдинговых структурах, руководство на «ты» почти не общается (5–10%).

К типичной информации, передаваемой через неформальные каналы можно отнести: грядущие понижения/ повышения; изменения в структуре компании; предстоящие сокращения и предполагаемая реорганизация; предполагаемые мероприятия по усилению надзора за соблюдением дисциплины труда; информацию об индивидуальных характеристиках сотрудников и т.п.

Слухи

Виды слуховКраткая характеристика
Слухи-«пугала»Появляются на почве опасений и страха сотрудников, создавая беспокойство в организации, могут принести вред.
«Мечты и чаяния»Эти самые позитивные слухи, которые способствуют творческому процессу сотрудников. Надеются на то, что слухи будут услышаны сотрудниками, которые их инициируют.
Финальный слухСкорее всего это будет связано с вероятными и прогнозируемыми действиями в ближайшем будущем, которые могут быть осуществлены сотрудниками.
«Вбивание клиньев»Наибольшую опасность представляют агрессивные типы. Они несут вред как для репутации компании, так в целом по организации.
Таблица 2 — Виды слухов и их значение

Зачем компании отдел внутренних коммуникаций и чем он занимается?

На российских предприятиях модно заниматься внутренними коммуникациями. Пока одни руководители бьются в экстазе при виде собственной фотографии в корпоративной газете, другие повышают капитализацию компании, предоставляя своим сотрудникам возможность всестороннего общения.

Пример. В одной из отечественных розничных сетей сменился HR-директор. В беседе с генеральным директором новый сотрудник предложил провести анкетирование персонала компании на предмет удовлетворенности рабочим процессом. Руководитель инициативу поддержал. И все бы ничего, если бы невольным свидетелем заключительной части разговора не стала секретарь, которая поделилась новостью со своей подругой из бухгалтерии. Уже спустя неделю все менеджеры среднего звена штудировали IQ-тесты, а особо мнительный руководитель финансового департамента подыскивал новую работу.

Ситуация, к счастью, благополучно разрешилась, но вот неприятный осадок остался надолго. И все из-за того, что в компании не была должным образом отлажена система внутренних коммуникаций.

Коммуникации в зависимости от пространственного расположения каналов и направленности общения

Информация по каналам передается: по вертикали — снизу-вверх, сверху-вниз, в горизонтальной плоскости, по диагонали.

  • Восходящие коммуникации – это коммуникации, которые направлены снизу-вверх (от подчиненных к руководителю).
  • Нисходящие коммуникации – это коммуникации, которые идут сверху вниз (от начальника к подчиненным).
  • Диагональные коммуникации – это коммуникации, которые осуществляются сотрудниками подразделений и отделов различных уровней. Данный вид коммуникации используется в ситуациях, когда коммуникации сотрудников организации другими способами затруднены или невозможны.
  • Горизонтальные коммуникации – это коммуникации, которые направлены на интеграцию и координацию деятельности сотрудников разных подразделений и отделов на равных уровнях иерархии для выполнения целей компании. По результатам исследования, эффективность горизонтальных коммуникаций составляет 90% Можно предположить, что это объясняется тем, что работники были хорошо знакомы с сутью труда своих коллег, понимают их проблемы.
Виды коммуникацийВиды передаваемой в сообщении информацииЦели
ВосходящиеЖалобы подчиненных Мнения подчиненных Предложения подчиненных Обращения о получении консультации по интересующим вопросам Отчеты о ходе выполнения работы, возникших проблемах в ходе работыПолучить представление об улучшении деятельности компании. Получить подтвержденную информацию о ходе выполнения работы и итоговых результатах и изучить мнение подчиненных по интересующим вопросам Обеспечить обратную связь с руководителем о полученных заданиях
НисходящиеОб изменениях в политике организации Директивы вышестоящих органов управления О новых системах и процедурах О бюджете организации, его изменении, исполнении О кадровых перемещениях и реорганизациях Инструкции, информация для выполнения заданий
Обеспечить обратную связь с подчиненными по результатам деятельности. Осуществить инструктирование по выполнению работы Предоставить всю информацию, необходимую для выполнения работы Поставить подчиненным конкретные задачи по выполнению работы Оперативно сообщить новости о деятельности организации Обеспечить социальную поддержку подчиненным
Таблица 3 —  Характеристика вертикальных коммуникаций

Неэффективность вертикальных коммуникаций очевидна. На самом деле, только 20–25% информации, которую получают от высшего руководства, попадает к непосредственным работникам и правильно понимается ими. При выходе с завода начальник цеха оставляет только 40% от всей информации, а бригадир – всего 30%. В отношении восходящих коммуникаций – до руководителей компаний доходит не более 10 % информации, которая передается рабочими.

Внутренние коммуникации: создают чувство общности у коллектива: информирую сотрудников; формируют образ организации; способствуют формированию у каждого сотрудника чувства сопричастности к делам организации и ее успеху; являются нематериальной мотивировкой сами по себе; развивают корпоративный дух компании. Наличие налаженных процессов внутренней коммуникации, способствуют повышению эффективности деятельности компании.

Что хотят знать сотрудники о своей компании

Сотрудники хотят знать, каких целей желает достичь фирма/компания, и как они могут помочь в достижении этих целей. Зачастую недостаток информации может привести к недовольству и недопониманию. Важна и информация из внешних источников. Важно, чтобы люди, находящиеся вне компании, также были в курсе происходящих событий. Нужно постараться увидеть себя в глазах потенциальных клиентов. Зачастую картинка, которую видят кандидаты, работники фирмы и даже уволившиеся работники, совершенно не совпадает с тем, что видят другие. Также очень часто не совпадают мнения руководства и простых работников о фирме.

Нет времени решать самому?

Наши эксперты помогут!

Контрольная

| от 300 ₽ |

Реферат

| от 500 ₽ |

Курсовая

| от 1 000 ₽ |

Формы, методы и средства общения существующие в российских компаниях

В российских компаниях существуют следующие формы, методы и средства общения:

  • языковые: использование «внутреннего языка компании» (понятные только сотрудникам компании, специальные слова или названия подразделений, сленг);
  • бумажно-печатные: доски объявлений, информационные стенды, листовки, ящики предложений, буклеты, газета, брошюры, журнал; технико-технологические: интернет-пейджер, телефон, телевидение, сайт, радио, e-mail, компьютерные сети Интернет;
  • физические (пространственные): офис по принципу открытого поля или офис открытых дверей; публично-общественные: встречи с коллективами, совещания, конференции, консультации, совместное профессиональное обучение, участие в турнирах по футболу между разными компаниями, тим-билдинг, праздники, такие как дни рождения, Новый год и т.д., проведение спартакиад, конкурсов профессионального мастерства, социально значимых событий (поддержка медицины, образования, открытие детских площадок,) корпоративных праздников, и т.д.

Интересный факт. Открытые двери

В чем заключается политика «открытых дверей»? Вот несколько мнений, высказанных HR — профессионалами во время дискуссии.

«Я думал, что выражение «политика «открытых дверей»» имеет переносное значение, а не буквальное». В нашем подходе к работе мы имеем, что ни на есть, буквальный смысл. На данный момент все двери нашего офиса всегда открыты, а если возникают какие-либо серьезные проблемы, требующие конфиденциальности или срочности, то они могут быть закрыты, однако только в течение короткого промежутка времени. В нашей компании «открыты двери» даже в кабинете президента/гендиректора. Значит, все сотрудники на всех уровнях могут общаться друг с другом. Помимо этого, мы предоставляем список контактных лиц, которые включают телефоны офисов, мобильные и домашние номера всех сотрудников компании, для того чтобы они были легко доступны, в экстренных ситуациях.

Если следовать такой политике (открытое общение, забота, преданность, производительность, и т.д.) то организации, которые следуют ей, меньше будут подвергаться критике в глазах общественности, легче найдут решение в спорных ситуациях или же смогут найти более производительную рабочую силу.

Ошибки внутренних коммуникаций

По мнению специалистов, типичными ошибками внутренней коммуникации являются: многозадачность: часто информация передается только сверху-вниз. Низкая вовлеченность в построение обратной связи приводит к низкой заинтересованности в работе, снижению мотивации; персонал несистемный: когда нет системы информирования работников различными способами и с учетом их потребностей, новости компании не доходят до сотрудников. В частности, если основным каналом коммуникации является интернет, то сотрудники без персонального компьютера могут быть исключены из числа осведомленных и им необходимо будет искать информацию самостоятельно, что может нарушить стандартное информирование. Придание эмоциональной значимости информации требует более интерактивных и живых способов – видеоконференций, бесед, встреч.

Проблемы с общением

Неуверенные в себе сотрудники могут попасть в неприятную ситуацию, если их руководитель не будет говорить им всей необходимой информации. Как правило, такие проблемы снижают эффективность работы и мотивируют сотрудников на некачественную работу, а также провоцируют саботаж или умышленный выпуск брака.

В случае если вы являетесь руководителем, то у вас есть четкое представление о рабочем процессе команды, и вы готовы защищать их. Кроме того, вы можете улучшить свое внутреннее общение: для этого вам нужно стимулировать обратную связь..

Из книги Джейкоба Моргана «The Employee Experience Advance» можно узнать, что в мире по-прежнему есть места, где руководители не дают обратной связи, не высказывают идеи по улучшению работы персонала.

А если вы будете открыты в общении с сотрудниками, то это позволит всем почувствовать себя увереннее и повысит желание внести свой вклад в долгосрочный успех компании. А вот о том, как это делается, — далее.

Встречи один на один

Как заставить каждого сотрудника давать качественную обратную связь? Выясните, какие методы подходят, какие — нет, и есть ли препятствия. Например, регулярное проведение встреч с сотрудниками-интровертами необходимо для укрепления доверия к ним.

Спланируйте собрание стратегически

По-видимому, многим не нравятся командно-штабные игры; однако в то же время, личный разговор — лучший способ решить вопросы. После этого составьте и опубликуете повестку собрания, а также дайте участникам информацию, которая необходима для подготовки в проведении собрания.  

Говорите о разных моментах в рабочем процессе

А вы чувствуете поддержку или вам кажется, будто вас никто не уважает? Какие проекты вам нравятся? Вы имеете право на честный разговор с руководителем о работе. Эвелина Грин из журнала Slate предлагает руководителю создать систему общения, которая бы устраивала обоих: «Если вы хотите, чтобы ваша работа была принята к исполнению, то вам необходимо принять на себя ответственность за ее выполнение: например, если начальник отменил решение о создании системы коммуникации».

В работе старайтесь придерживаться четкого плана

На всех уровнях общения происходит обмен информацией, даже в отношении повседневных дел, которые обсуждаются с коллегами в отделах. Несколько полезных советов, которые помогут команде двигаться в правильном направлении:

  • Внедряйте в работу общие ресурсы, например, на площадке общей работы или в папках, к которым каждый может получить доступ.
  • Если вы любите составлять контрольные списки и разрабатывать другие материалы для управления проектами, поделитесь идеями с коллегами: не стесняйтесь делать и публиковать документы, помогающие согласовать работу в команде.
  • Еще не успели закончить проект? Задумайтесь о том, что было хорошо, а что — нет, и попросите своих коллег оценить работу — так вы сможете совершенствоваться.
  • Уделяйте больше времени проектам, требующим пристального внимания. Запланируйте отдельно рабочее время в своем календаре и сообщите об этом коллегам в своей команде.